MANTENIAMO LA CALMA
Tra i passaggi più impegnativi del planning delle proprie nozze c'è la scelta della famigerata location.
Che siate accompagnati da una W.P. oppure siate in completa autonomia, questa fase richiederà impegno, analisi e ponderazione.
State per scegliere il luogo in cui avverrà il tutto. La scelta che farete dirà molto di voi. Ecco perché schiarirsi le idee prima di affrontare i sopralluoghi sarà indispensabile.
Tenete a mente che :
- La location è il posto in cui voi e i vostri invitati trascorrete insieme la gran parte della giornata.
- Destinerete una sostanziale parte del budget in questa scelta.
Bloccare alla rinfusa, tanti appuntamenti giusto per " farvi un idea " , vi farà perdere del tempo e peggio ancora potrebbe confondervi le idee. Scegliete con cura le caratteristiche che dovrebbe avere, fate un brainstorming con la vostra metà e considerate anche la variabile : compromesso.
Parlo del compromesso, perché non sempre la realtà offre esattamente le nostre soluzioni ideali, con il budget prescelto e il panorama mozzafiato sognato. Bisogna essere disposti a fare i conti con questi fattori prima di innamorarsi di un luogo che per vari motivi non potreste scegliere.
Provate a rispondere a queste domande prima di partire con le chiamate :
- Quali sono le caratteristiche della nostra location ideale ? ( Segnatele tutte eh ;) )
- Che scenario desiderate vivere il giorno del vostro matrimonio ?
- Quanto budget possiamo destinarle ? ( Definire un limite minimo e un tetto massimo, sarà di enorme aiuto)
- Valutiamo il fattore distanza, sia per le tempistiche che per la comodità degli invitati ?
Ora, avrete sicuramente le idee più chiare e vi starete chiedendo cosa sia giusto domandare ai padroni di casa una volta giunti a destinazione vero ?
Riflettiamoci insieme
Disponibilità data : Direi fondamentale pezzo del puzzle. Se non avete ancora bloccato la data ma avete solo un mese ideale muovetevi con largo anticipo. Molte location hanno le date bloccate anche per l' anno successivo, ecco perché se avete come periodo ideale proprio il mese di alta stagionalità mi assicurerei subito la loro disponibilità. Se invece siete aperti alla possibilità di nozze fuori stagione, alcune strutture applicano delle tariffe vantaggiose per coppie fuori dal coro.
Orari ed elasticità : Non trascurate questo passaggio. L'orario di inizio e di fine evento sarà determinante. Nessuna coppia vorrebbe vedere la propria festa interrotta a metà perché ha trascurato questo fattore. Siate chiari, esigete una tabella di marcia e che tutto venga sottoscritto. Una volta stabilito l' orario di fine evento, fatevi quotare le ore extra e discutete insieme quanto tempo prima potete opzionare questo servizio. Parlo di servizio extra perché dopo 12 ore di lavoro, l'intero entourage della location sarà giustamente stanco e verrà sostituito probabilmente da un nuovo staff per poter presidiare e dare servizio in queste ore. Capiamo quindi se è possibile e quale sarebbe la quotazione. La location si dimostra aperta al dialogo ed è molto disponibile ? Benissimo. Non sottovalutate frasi come " non ci sarà un limite orario " , " nessun problema, facciamo tutti i conti dopo", no no e ancora no. Verba volant, scripta manent.
Sottoscrivete tutto. Trasparenza in ogni cosa.
Menù : Non vi dirò che è FONDAMENTALE, non scriverò un papiro sul rapporto qualità-prezzo, stagionalità dei prodotti etc etc. Tutti amano mangiare & bere bene. L'unica cosa che vi consiglio è quella di optare per una scelta variegata, che possa rappresentarvi. L'assaggio del menù è d'obbligo.
Valutate gli accostamenti pietanze/vino con lo chef e discutete del servizio con il maître di sala. Capire quali sono le figure professionali di riferimento ridurrà le tempistiche nella risoluzione di quei piccoli imprevisti non calcolati.
Elasticità 2.0. No, non è una ripetizione. Diciamo pure che questa è una parola utilissima da applicare nella nostra valutazione finale. L'elasticità della location, potrà garantire ai fornitori ospiti di interagire nell'evento senza problemi. Fotografi, fioristi, animazione dovranno avere il loro spazio per operare. Sempre con rispetto e professionalità certo. Non dobbiamo mai dimenticare che sarete tutti ospiti, in casa altrui ;)
Esclusività : Capite se il vostro evento sarà l 'unico ad essere gestito in quella giornata, valutate la flessibilità del servizio eseguito, ponderate la gestione degli spazi condivisi con altre coppie e rispettivi invitati. Ecco, anche questi sono validi argomenti di conversazione. Quando una location ha ampi spazi e molteplici sale, sarà probabilmente in grado di soddisfare le vostre esigenze e gestire egregiamente tutti i ricevimenti; Vi chiedo però di fare più riflessioni a riguardo. Capite se la vostra scelta potrebbe valutare questo compromesso e soprattutto affidatevi a qualche valida recensione di chi prima di voi ha fatto una scelta simile nello stesso contesto.
Piano B : State optando per ampi spazi aperti ? Discutete del fattore tempo e visionate attentamente la seconda alternativa di svolgimento. Sarebbe alquanto spiacevole incombere in un tempo non favorevole e non avere la possibilità di un piano B fruibile. Noi sardi, possiamo non temere la pioggia, ma il nostro caro maestrale potrebbe diventare proibitivo; Conosciamo bene la sua intensità ;)
Contratto : Ho citato più in alto l'importanza di una sottoscrizione. Sarà la vostra forma di tutela e in ogni caso avere tutti i punti delineati vi permetterà di avere chiaro l'intero svolgimento dell'evento. Non sottovalutate nulla. .
Confido sempre nella professionalità delle strutture, il più delle volte non vi è bisogno di " apostrofare " nulla su questo tema fondamentale. Se invece ci potrebbe essere questa piccola dimenticanza non esitate a renderlo noto ;)
Potremo discutere delle ore sulle peculiarità di questa fase. Sono stata sintetica, ma se hai voglia di approfondire e discuterne con me, lascia pure un commento :) !
Un abbraccio
Erika Weddin Planner di IRIIS
Photo by Sweet Ice Cream Photography on Unsplash
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